Vastgoeddata op orde? Zo doet HEEMwonen dat!

Nenad Bogdanovic

“Gegevens over een woning opzoeken wordt op deze manier leuk en gemakkelijk”

De Limburgse corporatie HEEMwonen heeft ongeveer 10.000 woningen in bezit en heeft bij elke woning altijd één doel voor ogen: een tevreden huurder die zich thuis en begrepen voelt. Met die gedachte in het achterhoofd worden de processen ingericht. Zo ook de verwerking van gegevens over het bezit. “We zien nog veel te vaak dat collega’s in de organisatie op zoek zijn naar de juiste informatie, dit mag niet de bedoeling zijn. Wij moeten ons voornamelijk bezighouden met ons doel: een tevreden huurder”, Aan het woord is Nenad Bogdanovic, assetmanager bij HEEMwonen en verantwoordelijk voor de vastgoedsturing op complexniveau binnen de corporatie. Hij deelt graag zijn ervaring met het op orde krijgen van vastgoeddata en het laten tekenen van 10.000 BIM-modellen.

 

Wat was de aanleiding om alle vastgoeddata te ordenen?

“Het begon allemaal met de NEN2580 oppervlaktes. Deze worden in 2019 verplicht gesteld voor de marktwaardebepaling. We gingen hiervoor in gesprek met leveranciers en kregen daardoor inzicht in de producten van Tekenplus. Bijvoorbeeld BIM Made Easy, de tekenmethodiek die ze voor BIM hanteren en wat je allemaal kunt met zo’n 3D-model. Denk daarbij aan plattegronden en input voor de onderhoudsbegroting. Dit was de katalysator om te kijken naar de rest van onze vastgoeddata. Wat is de kwaliteit en hoe gebruiken we het nu?

In het verleden probeerden we steeds om eerst een deel van de vastgoeddata goed te krijgen in plaats van alles tegelijk. Dit werkt naar mijn inzicht niet. Als bij wijze van spreken slechts 1 van de 100 velden betrouwbaar is en een plan van aanpak ontbreekt voor het op orde houden van deze data, kom je nooit tot een totaaloplossing. Dan blijft men de data ervaren als onbetrouwbaar. Daarom hebben wij gekozen voor een rigoureuze aanpak om de kwaliteit van onze vastgoeddata op orde brengen: een keer goed met de bezem er doorheen.”

Het proces om deze data op orde te krijgen is uitgewerkt in een plan en inmiddels in gang gezet. Wat zijn belangrijke aandachtspunten voor het op orde krijgen van de data?

“Betrouwbaar, Beschikbaar, Bruikbaar en Bekend zijn de vier kernwoorden waar wij bij ons databeheerprocesrekening mee houden. Wij hebben ons van tevoren de vraag gesteld wat we wél en niet op orde willen brengen. Wat is relevant? Wat doe je met welke data? Na deze analyse moet alle data bijgehouden worden, het zou zonde zijn als dit weer versloft.”

Hoe helpt BIM bij dit proces?

“Er is één centraal punt met alle informatie, het BIM-model is een soort ‘spin in het web’. De kracht zit in het verbinden van alle data. Je hebt het 3D-model met de oppervlakten, hoeveelheden, plattegronden, maar ook alle data die we in Vabi Vastgoeddata kwijt kunnen. Al deze informatie bereikt in één keer alle medewerkers in de organisatie. Op deze manier werken wij efficiënter. De efficiëntieslag kan uitgedrukt worden in tijd en geld, maar het uiteindelijke doel is dat een medewerker Verhuur of iemand van Beheer, meer tijd kan investeren in de huurder. Onze klant moet centraal staan.”

Wat is de toegevoegde waarde van 3D voor de processen en werkwijze binnen HEEMwonen?

“Alle afdelingen, Woonservice, Bedrijfsvoering, Vastgoed en Strategie & Beleid gaan straks met Vabi Vastgoeddata aan de slag. Het werken wordt een stuk eenvoudiger en efficiënter en het opzoeken van gegevens over een woning wordt leuker en gemakkelijker. Maar het heeft ook gevolgen voor de onderhoudsbegroting, want door de accuratere gegevens kunnen we de cijfers strakker in kaart brengen.”

Welke tips geef je andere corporaties die hun vastgoeddata op orde willen brengen?

“Formuleer een heldere doelstelling. Hoe belangrijk vind je data? Neem de organisatie hierin mee, er moet draagvlak gecreëerd worden voor dit proces. Iedereen heeft er last van dat data niet op orde zijn. Besteedt, zodra de doelstelling helder is, voldoende aandacht aan het voortraject. Zet daarbij op papier wat je precies in gang gaat zetten en welke implicaties dit heeft voor een organisatie. Dat hebben wij ook gedaan. Dan heb je de eerste stap al gezet!”

Meer informatie

Nenad vertelt zijn verhaal op de Corporatiedag op 31 mei 2018. Bekijk hier meer informatie over de dag en schrijf je direct in.